Potilasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
Tempodent Oy:n potilastietojen käsittely
1 KUKA KÄSITTELEE TIETOJASI?
Tempodent Oy (Y-tunnus: 3308776-3, osoite, Hämeenkatu 15 b 4.krs, 33100 Tampere, ”me”) käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietojasi, kun käytät Tempodent Oy:n hammaslääkäriaseman palveluita tai muutoin Tempodent Oy:n palveluksessa olevan hammaslääkärin palveluita.
2 MITKÄ OVAT TIETOSUOJAVASTAAVAN YHTEYSTIEDOT?
Tietosuojavastaava on Kimmo Rauhala ja hänen yhteystietonsa ovat seuraavat:
Tempodent Oy
Tietosuojavastaava
Hämeenkatu 15 B, 33100 Tampere
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava.tempodent@plusterveys.fi
Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan.
3 MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?
Käsittelemme sinusta seuraavia potilassuhteen ja hoitosi kannalta tarvittavia
henkilötietoja:
Antamasi perustiedot, kuten:
• nimi
• syntymäaika
• henkilötunnus
• yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiointikieli
• huoltaja, muu laillinen edustaja tai nimeämäsi yhteyshenkilö ja näiden
yhteystiedot
• valitsemasi oma toimipiste, oma hammaslääkäri ja oma suuhygienisti
Jos olet työterveyshammashoidon asiakas
• työantajatiedot ja ammatti
Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot:
• antamasi suostumukset (esim. kutsun lähettäminen, tietojen
luovutukset)
• ajanvaraustiedot
• kutsutiedot
• laskutustiedot
Potilaan terveydentilaa ja hoitoa kuvaavat tiedot:
• esitiedot ja lähtötilanne
• hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi
• kliinisen ja radiologisen tutkimuksen tulokset
• lääketieteelliset riskitiedot
• hampaiden terveydentilan seurantaan liittyvät tiedot
• todistukset, lausunnot ja mahdolliset terveystietoja sisältävät
potilasvalitukset
Perustietojen antaminen on edellytys sille, että voit käyttää palveluitamme.
4 MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi hoitosi ja tutkimustesi suunnitteluun,
järjestämiseen ja toteutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös oman
toimintamme suunnitteluun ja tilastointiin sekä muihin voimassa olevien lakien
ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin, kuten pseudonymisoituna
lääketieteelliseen tutkimukseen.
5 MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi perustuen lakisääteiseen velvoitteeseen tai
antamasi suostumuksen perusteella.
6 KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan
hoitoon osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt. Henkilökuntaamme
sitoo salassapitovelvollisuus.
Tutkimuksesi ja hoitosi järjestämiseksi voimme luovuttaa tarpeellisia tietoja
yksilöimällesi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle suullisen
suostumuksesi, asiayhteydestä muutoin ilmenevän potilasasiakirjoihin
merkittävän suostumuksen perusteella.
Luovutamme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön
sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Emme luovuta tietojasi säännönmukaisesti
kolmansille. Suostumuksellasi luovutamme tiedot hoidostasi hammashoidon
korvaavalle vakuutusyhtiölle.
Tietojenkäsittelyn osalta olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä
seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän
lukuumme:
Potilastietojärjestelmän, jossa ylläpidämme tämän tietosuojaselosteen
mukaisia potilastietoja, ylläpidon ja kehittäminen
- Entteri Professional Software Oy
Tietojärjestelmien käyttäjätuki
- Inmics Oy
Pluspalvelun ylläpito ja kehittäminen
- Eficode Oy
Ajanvarauksen puhelinpalvel
- TeleQ Aurora Innovation Oy
7 SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN?
Emme siirrä henkilötietojasi EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
8 KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Säilytämme potilastietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön
mukaisesti. Potilasasiakirjojen säilyttämisestä on säädetty laissa potilaan
asemasta ja oikeuksista (785/1992) sekä sosiaali- ja terveysministeriön
asetuksessa potilasasiakirjoista (94/2022). Potilasasiakirjoja säilytetään
pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120
vuotta potilaan syntymästä.
9 MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON?
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua
koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin
henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi
käsittelystä.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen
käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä
kalenterivuoden aikana, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin
perustuvan kohtuullisen maksun.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot
ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset
henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman
aiheetonta viivytystä, jos:
- henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne
kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; - peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten
tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; - vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa
perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä
suoramarkkinointitarkoituksiin; - olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Terveystietojen osalta meillä on, potilasrekisterin pitäjänä, lakisääteinen
velvollisuus säilyttää tiedot muuttumattomina määriteltyjen säilytysaikojen
mukaisesti.
9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että
henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi
tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka
toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
- kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme
käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; - käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat
henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön
rajoittamista; - emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä
tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai
puolustamiseksi; tai - olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista,
syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi
perusteet.
9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä,
yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää
kyseiset tiedot toiselle terveydenhuollon rekisterinpitäjälle, jos:
- suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
- käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen
sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä
edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei
vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen
erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa
perusteltua syytä.
9.7 Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on
oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
Voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla asiasta tietosuoja-asioita hoitavalle
yhteyshenkilöllemme osoitteella tietosuojavastaava.tempodent@plusterveys.fi.
9.8 Miten voin käyttää oikeuksiani?
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan.
Sinun tulee esittää oikeuksiesi käyttöä koskeva pyyntö henkilökohtaisesti
toimipisteeseemme, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi
henkilöllisyystodistuksestasi.
Potilasasiakirjojen laatimis- ja säilyttämisvelvollisuus perustuu lakiin potilaan
asemasta ja oikeuksista (785/1992), mikä voi rajoittaa
tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiesi käyttöä.
10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että
henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia
oikeuksiasi.
11 MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOSI?
Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi ja sinun suostumuksellasi
voimme saada tietoja myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä.
Noudamme potilastietojärjestelmäämme seuraavan päivän voimassa olevan
ajanvarauksen yhteydessä Kantaan kirjatut hammas-, suu- ja leukasairaudet,
riskitiedot, hammasstatuksen ja diagnoosit, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt
tietojen noutoa Kannasta. Päivittäessämme potilastietoja haemme Kannasta
erikseen sinne tallennetut tahdonilmaisu- ja suostumusasiakirjat.
Hoitoosi osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt tallentavat tutkimusten
ja hoidon perusteella muodostuvat tiedot potilasrekisteriin.
12 KUINKA VARMISTAMME TIETOTURVAN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ?
Säilytämme henkilötietosi järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja
muilla toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin
keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta
pääsy estetty.
Ainoastaan niillä työntekijöillämme, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja
työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin.