Asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE 

Tempodent Oy:n asiakkaiden henkilötietojen käsittely sekä markkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely 

 

1. KUKA KÄSITTELEE TIETOJASI? 

Tempodent Oy (Y-tunnus: 3308776-3, osoite, Hämeenkatu 15 B, 33100 Tampere, ”me”) käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietojasi, kun käyt Tempodent Oy:n hammaslääkäriasemalla tai käytät hammaslääkäriaseman palveluita tai muutoin Tempodent Oy:n palveluksessa olevan hammaslääkärin palveluita taikka käytät yhtiön tarjoamia verkkopalveluita. 

 

2. MITKÄ OVAT TIETOSUOJAVASTAAVAN YHTEYSTIEDOT? 

Tietosuojavastaava on Kimmo Rauhala ja hänen yhteystietonsa ovat seuraavat: 

 

Tempodent Oy 

Tietosuojavastaava 

Hämeenkatu 15 B, 33100 Tampere 

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava.tempodent@plusterveys.fi 

 

Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan. 

 

3. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME? 

Käsittelemme sinusta seuraavia asiakassuhteen hoitamiseksi ja markkinointia varten tarvittavia tietoja: 

Antamasi perustiedot, kuten 

• nimi 
• henkilötunnus 
• asiakasnumero, järjestelmän sisäisenä tunnistetietona 
• kieli 
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite 

• Näiden lisäksi yritysasiakkaista tai yritysasiakkaiden yhteyshenkilöistä, heidän asemansa yrityksessä 

 

Asiakkuuteen liittyvät tiedot: 

• palveluidemme käyttämistä ja ostoa koskevat tiedot sekä tiedot ammattihenkilöistä ja toimipisteistä 
• palveluitamme koskevan tarjouksen pyytämistä ja antamista koskevat tiedot 

• tieto käyttämästäsi maksutavasta (mm. tieto siitä, hyödynnätkö yhteistyökumppanimme rahoituspalveluja sekä tieto rahoituspäätöksestä) 
• kontaktitiedot asiakkaan ottaessa yhteyttä eri asiointikanaviimme, kuten toimipisteisiimme, asiakaspalvelukeskukseen, internet-palveluihin mukaan lukien asiakaspalvelukeskuksen ja vastaajapalveluiden puheluiden tallentaminen
• itse tuottamasi sisältö, kuten asiakastyytyväisyys- ja muut palautteet sekä niihin antamasi lisätiedot ja vastaavat tiedot 
• vakuutusta ja työterveyshammashoitosopimusta koskevia tietoja 
• tietoa sinua hoitaneista henkilöistä 

• antamasi suostumukset, suoramarkkinointiluvat ja –kiellot 
• tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja –palveluiden käyttöön liittyviä tietoja 
• sinulle lähetetyt asiakastyytyväisyyskyselyt 
• tekemäsi kantelut ja muistutukset ja sekä niihin annetut lausunnot ja selvitykset, poislukien potilasvalitukset, joita käsittelemme potilastietoina 

 

Mikäli käytät verkkopalveluitamme, sinusta kerätään myös alla lueteltuja tietoja. Voit vaikuttaa tietojen keräämiseen omilla evästevalinnoillasi. 

• Sijaintitietoa. Käyttäjän sijaintitiedon perusteella voimme tarjota näkymää vapaista ajoista lähimmissä toimipisteissä. Käyttäjältä kysytään erikseen lupaa sijaintitiedon käyttämiseen. Mahdollisuus jatkaa ilman sijaintitiedon käytön hyväksymistä. 
• Mainosseuranta. Mainosseurannan avulla seuraamme mainosten toimivuutta. Tämä toiminto auttaa tunnistamaan mainokset, jotka ovat sopivimpia kuluttajille ja toimivimpia meille.  
• Analytiikka. Seuraamme analytiikan avulla sivuston käyttöä, jotta ymmärrämme, miten ihmiset käyttävät sivustoamme ja mitä meidän tulisi sen perusteella kehittää. Tavoitteenamme on palvella paremmin sivustomme käyttäjiä.  
• Sosiaalinen media. Seuraamme sosiaalisessa mediassa (esim. Facebook) jaettua yhtiön sisältöä. Tämä auttaa meitä tuottamaan sisältöä, joka kiinnostaa kuluttajia ja jota jaetaan aktiivisesti sosiaalisessa mediassa.  

Katso kunkin palvelun osalta tarkemmat kuvaukset palvelukehityksen, markkinoinnin ja toiminnallisuuden kehittämistä tukevista ominaisuuksista kyseisen palvelun yhteydestä. 

 

Perustietojen antaminen on edellytys sille, että voit käyttää palveluitamme. 

 

Osassa toimipisteitämme on tallentava kameravalvonta, joten asioidessasi toimipisteessämme asioinnistasi tallentuu videokuvaa. Kameravalvonta on potilas- ja työntekijäturvallisuuden varmistamiseksi. 

 

4. MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI? 

Käsittelemme henkilötietojasi asiakkuuden hoitamiseen, seurantaan ja kehittämiseen mukaan lukien asiakasviestintä. Käytämme tietojasi myös markkinointiin ja sen kohdentamiseen. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkina- ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi antamasi suostumuksen perusteella. 

 

Asiakassuhteiden analysoinnin, ryhmittelyn ja raportoinnin sekä liiketoimintamme kehittämisen mukaan lukien asiakashenkilöiden kouluttaminen ja asiakaspalvelun laadun kehittämisen teemme pseudonymisoitujen henkilötietojen pohjalta. 

 

5. MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME TIETOJASI? 

Käsittelemme tietojasi suorittamiamme palveluita koskevien sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi sekä pyytämäsi tarjouksen antamiseksi. 

Käsittelemme tietojasi myös asiakassuhteen synnyttämän oikeutetun edun perusteella. 

Voimme käsitellä tietojasi myös perustuen lakisääteiseen velvoitteeseen tai antamasi suostumuksen perusteella. 

 

6. KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI? 

Luovutamme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Emme luovuta tietojasi säännönmukaisesti kolmansille. Suostumuksellasi luovutamme tiedon asioinnistasi (ajankohta, hinta) työnantajallesi, jos asioit työterveyshammashoitosopimuksen perusteella sekä tiedot hoidostasi hammashoidon korvaavalle vakuutusyhtiölle. Luovutamme  Resurs Bank AB:lle hoitotoimenpiteiden lopullisen hinnan, mikäli olet hakenut hoitotoimenpiteiden maksamiseen rahoitusta.

Uutiskirjeiden lähettämisessä käytämme yhdysvaltalaista MailChimp-sähköpostipalvelua.

Henkilötietojen siirto EU-alueelta Yhdysvaltoihin on sallittu sillä perusteella, että MailChimp on liittynyt EU-komission hyväksymään Privacy Shield-järjestelyyn.

 

 

Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme: 

Potilastietojärjestelmän, jossa ylläpidämme tämän tietosuojaselosteen mukaisia asiakastietoja, ylläpidon ja kehittäminen 

• Entteri Professional Software Oy 

Tietojärjestelmien käyttäjätuki 

• Inmics Oy 

Verkkosivustojen ylläpito ja kehittäminen 

• Tempodent Oy 

Verkkosivustojen analytiikka, markkinoinnin suunnittelu, mediasuunnittelu ja ostot 

• Tempodent Oy 

 Pluspalvelun ylläpito ja kehittäminen 

• Eficode Oy 

Ajanvarauksen puhelinpalvelu 

• TeleQ Aurora Innovation Oy 

Yhteydenottopyynnöt ja asiakastyytyväisyyskyselyt 

• Tempodent Oy 

Uutiskirjeiden lähettäminen ja uutiskirjeiden osoiterekisteri 

• MailChimp 

Chat palvelu

• Tidio 

 

Yhteistyökumppaneina oleville hammaslääkäriasemille, joiden tiloissa palveluksessamme olevat hammaslääkärit toimivat 

Sivustomme käyttävät Googlen, Facebookin, Twitterin evästeitä. Nämä on kuvattu tarkemmin palvelukohtaisissa kuvauksissa. Näiden evästeiden keräämää tietoa saatetaan tallentaa näiden toimijoiden palvelimille ja ne saattavat sijaita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. 

 

7. SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN? 

Emme siirrä henkilötietojasi EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle. 

 

8. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI? 

 

9. MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON? 

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin 

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä. 

 

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä kalenterivuoden aikana, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. 

 

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä. 

 

9.3 Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos: 

• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; 
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; 

• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin; 
• olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai 
• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos: 

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; 
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista; 
• emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai  
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet. 

 

9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos: 

• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja 
• käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. 

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. 

 

9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä. 

 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin kertomalla vastustamisesta sähköisessä markkinointiviestissä ilmoitetulla tavalla. 

 

9.7 Oikeus peruuttaa suostumus 

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. 

Voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla asiasta tietosuoja-asioita hoitavalle yhteyshenkilöllemme osoitteella tietosuojavastaava.tempodent@plusterveys.fi. 

 

9.8 Miten voin käyttää oikeuksiani? 

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan. 

 

10. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE  

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi. 

 

11. MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOSI? 

Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi ja asiakastietoa kertyy ylläolevan mukaisesti käyttäessäsi palveluitamme. 

Mikäli olet hakenut hammashoidolle Resurs bank-rahoituksen, saamme Resurs Bank AB:ltä tiedon rahoituspäätöksen hyväksymisestä, maksimisummasta tai tiedon ei-hyväksytty. 

 

12. KUINKA VARMISTAMME TIETOTURVAN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ? 

Säilytämme henkilötietosi järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja. 

Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan niillä työntekijöillämme, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin. 

 

13. TIDIO CHAT PALVELU

Tällä verkkosivustolla käytetään Tidio asiakaschat palvelua. Käytämme Tidio chatia asiakastukena/ asiakaspalveluna. 

Käyttämällä Tidion chattia käyttäjä hyväksyy tietosuojaehtomme. 

Käytämme Tidion kautta kerättyä tietoa jota asiakas itse luovuttaa käyttäessään Tidio chat palvelua:

• nimi
• sähköpostiosoite
• käyty keskustelu chatissa
• päivämäärä ja kellonaika

Tidion tietosuojaseloste

 

14. UUTISKIRJE MAILCHIMP

Tilatessaan uutiskirjeen tilaaja antaa seuraavat tiedot

• nimi
• sähköpostiosoite

Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen sähköpostiosoitetta, jonka tilaaja on meille ilmoittanut tilatessaan uutiskirjettä. Tämän lisäksi tarvitsemme tähän vahvistuksen, että tilaaja hyväksyy kyseisen sähköpostiosoitteeseen uutiskirjeen saannin. Jos et halua enää tulevana ajankohtana saada uutiskirjettämme, voit lopettaa sen tilaamisen milloin tahansa. Kaikissa uutiskirjeissämme on tilaamisen lopettamisen mahdollistava linkki.

MailChimp tietosuojaseloste